SterkWerkVersterkers: Tips bij fusie, overname of reorganisatie

Een fusie, een overname of een reorganisatie: positief of negatief nieuws, het legt de reputatie van je organisatie onder een vergrootglas. Bij klanten, aandeelhouders, concurrenten, de media en misschien nog wel het belangrijkste: bij alle medewerkers. Een dergelijke verandering heeft vaak enorme impact op alles en iedereen. Het laatste wat je op dat moment kunt gebruiken, is negatieve publiciteit, klanten die wegvallen of personeel dat afhaakt.

Een fusie, overname of reorganisatie is geen lichtvaardig besluit. Goede communicatie is daarom cruciaal. In deze Sterk Werk Versterker 9 tips voor communicatie rondom fusies, overnames en reorganisaties.

Tips 

1. Denk vanuit de ontvanger van de boodschap.
Organisatieveranderingen leiden bij medewerkers snel tot gevoelens van onzekerheid en angst. Onderken en benoem dat. Het boeit de medewerker die ontslagen wordt niet wat het beste is voor de organisatie. Hij of zij denkt vooral aan de gevolgen voor zichzelf.

2. Denk na over de vorm van de interne en externe communicatie.
De ene klant wil graag een persoonlijke toelichting op een fusie of overname, voor de andere volstaat een brief of mail. Voor medewerkers geldt dat ze het best face-to-face op de hoogte kunnen worden gebracht. Het liefst door de hoogste in rang. Zo horen zij uit eerste hand wat de beweegredenen zijn voor de fusie, overname of reorganisatie.

3. Maak vooraf een lijst met iedereen die je wilt informeren.
Denk daarbij ook aan niet aanwezig personeel. Er is altijd wel iemand ziek of met vakantie. Zorg dat deze mensen toch ook zo snel mogelijk worden ingelicht. Hetzelfde geldt voor alle andere stakeholders. Door interne boodschappen op video vast te leggen, zijn ze later eenvoudig via intranet te verspreiden.

4. Hanteer de juiste toonzetting.
Wat je als eerste vertelt, blijft gedurende de hele uiteenzetting hangen. Een openingszin als “We staan vandaag voor een belangrijk moment voor onze organisatie” zet direct de setting. Bedenk daarbij dat het verschil maakt of de CEO dat zegt of het hoofd personeelszaken (‘staat mijn baan op de tocht?’). Wordt iedereen er beter van? Vier het vooral! Een goed nieuws show terwijl er tientallen banen op de tocht staan, kan daarentegen een heel verkeerde frame zijn. Denk ook aan de entourage: kies je voor een zakelijke setting of een kantine vol ballonnen en taartjes?

5. Wees duidelijk, helder en open.
Onduidelijkheden en open eindjes leiden tot meer onrust. Wees duidelijk en consequent. Noem het beestje bij de naam. Dat hoeft niet te betekenen dat je ‘bot’ bent. Toon begrip voor gevoelens en emoties. Geef ook handelingsperspectief, zoals: waar kan men terecht voor vragen? Wees open; een besluit over een fusie, overname of reorganisatie wordt in de regel niet zomaar even genomen. Neem medewerkers, klanten en andere stakeholders mee in je overwegingen zodat je begrip creëert over het besluit. Leg uit waarom het de enige juiste beslissing is. Maar maak ook duidelijk wat de consequenties zijn. Positief én negatief.

6. Communiceer snel en gestructureerd.
Niets is vervelender dan ‘via de band’ te vernemen dat jouw werkgever is overgenomen of van een klant te horen dat jouw bedrijf gaat fuseren. Maak een script waarin staat wie wanneer wordt geïnformeerd. Zorg dat er zoveel als mogelijk gelijktijdig wordt gecommuniceerd. Over het algemeen geldt: eerst intern, dan extern. Maar, en dat geldt zeker bij beursgenoteerde ondernemingen: laat interne en externe communicatie zo dicht mogelijk tegen elkaar aan liggen.

7. Communiceer intern en extern dezelfde boodschap.
De kans dat de interne boodschap uiteindelijk extern belandt, is levensgroot. En als intern en extern van elkaar verschillen (bijvoorbeeld: intern = kostenbesparing en extern = kansen op de markt vergroten) verdwijnt je geloofwaardigheid.

8. Bereid je goed voor.
Denk in scenario’s en pas daar je strategie op aan. Wees voorbereid op kritische vragen. Van medewerkers, vakbonden, klanten, pers en andere stakeholders. Zorg voor een goede rolverdeling. Voorzie alle betrokkenen van heldere en relevante communicatie.
Stel een lijst op met te verwachten vragen en antwoorden.

9. Monitor je communicatie.
Houd in de gaten hoe de boodschappen landen. Dat kan door de direct leidinggevenden of accountmanagers te vragen naar reacties van medewerkers en klanten. En door de (sociale) media in de gaten te houden. Pas, waar nodig, je communicatie hierop aan.

Direct en concreet communicatieadvies nodig bij een verandering in uw organisatie? Wij helpen u graag.
Neem contact met ons op via 010 456 7859 of door een mail te sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..