Acht tips voor sterk leiderschap tijdens crisissituaties

Goed leiderschap is voor iedere organisatie van groot belang, maar in tijden van crisissituaties kan goed (of slecht) leiderschap een organisatie maken of breken. Een organisatie leiden tijdens een crisissituatie is echter niet gemakkelijk. Veel is onduidelijk, informatie ontbreekt, emoties lopen op en toch is het jouw taak om cruciale beslissingen te nemen. Hoe kan jij, als leider, jouw rol tijdens een crisis het beste invullen? Dat lees je in dit blog met praktische tips.

De druk op je schouders en de daarbij horende risico’s zijn hoog. Niet alleen voor de organisatie, maar ook voor jou persoonlijk. Want wanneer het misgaat, zijn het vaak de CEO’s en leiders die het toneel moeten verlaten. De volgende acht tips helpen je op weg.

Tip 1: Hou je kernteam klein, relevant en flexibel

Tijdens een crisis heb je behoefte aan de expertise uit je organisatie. Aangezien crisissituaties bijna ieder aspect van de organisatie beïnvloeden, ontstaat veelal de neiging om meerdere onderdelen van je organisatie (HR, communicatie, financiën, externe stakeholders, operationele afdelingen, advocaten, etc.) toe te voegen aan je crisisteam. Te grote kernteams zijn echter chaotisch en niet in staat om snel belangrijke beslissingen te nemen. De beste kernteams zijn daarom klein. Tegelijkertijd kan de informatie van andere stakeholders of specialismen je ook helpen om de juiste beslissingen te nemen. Hoe breng je deze tegenstrijdigheid samen? Werk bijvoorbeeld met het ‘vissenkom-model’, waarbij de belangrijkste specialismen aan tafel zitten, maar er ook twee lege stoelen zijn. Rondom je kernteam bevindt zich vervolgens een flexibele schil met experts die, wanneer jij denkt dat het nodig is of zij zelf met goede argumenten hiervoor komen, aan tafel kunnen gaan zitten. Maar onthoud: ieder aan tafel heeft een stem, maar niet per se het recht om mee te beslissen.

Tip 2: Werk met gespecialiseerde subteams

Het kernteam is er om de koers te bepalen en cruciale beslissingen te nemen. Het daadwerkelijk uitvoeren van deze beslissingen behoort echter niet tot haar taak.
In de meeste gevallen hebben de kernleden hier ook geen tijd voor. Werk daarom altijd met specialistische subteams die een kernlid ondersteunen door besluiten uit te voeren en resultaten en informatie aan te bieden.

Tip 3: Let op de emotionele veiligheid

Een cruciaal onderdeel van de leidersrol tijdens een crisis is het stimuleren van emotionele veiligheid binnen het kernteam en de organisatie. Leden moeten niet alleen de ruimte krijgen om hun mening, vragen en zorgen te delen, maar moeten dit ook durven doen. Hiervoor is een veilige omgeving nodig waarbinnen fouten gemaakt mogen worden.

Tip 4: Bepaal prioriteiten

Tijdens een crisis wordt er van een organisatie, het crisisteam en de leider veel gevraagd. En alle beslissingen, keuzes en acties zijn van groot belang. Toch is het niet mogelijk om alles in je eentje te bepalen óf alles direct te beslissen. Stel jezelf en je team daarom de volgende vragen: wat is het allerbelangrijkste op dit moment? Wat kunnen we nog niet beslissen en wat hebben we daarvoor nodig? Wat kunnen we later oppakken? Denk ook aan de vraag: ‘wat moeten we nu absoluut niet doen?’. Bepaal vroegtijdig wat je prioriteiten zijn en begin bovenaan de lijst. Mobiliseer vervolgens je medewerkers om oplossingen te bedenken en te implementeren die jouw prioriteiten dienen.

Tip 5: Denk in scenario’s

Crisissituaties zijn onzeker. Niemand heeft een glazen bol en gedetailleerde, nauwkeurige voorspellingen komen in veel gevallen niet (volledig) uit. Anticiperen op een reeks mogelijke ontwikkelingen en algemene scenario’s helpt je om toch vooruit te plannen en voorbereidingen te treffen voor het geval de crisis zich in de loop van de tijd anders ontvouwt.

Tip 6: Vind de balans tussen top-down, bottom-up én outside-in

Ondanks dat veel beslissingen tijdens een crisis top-down besloten moeten worden, moet een leider nooit vergeten te luisteren naar de buiten- en de binnenwereld. De crisis bevindt zich namelijk niet alleen binnen jouw kernteam. Door te weten welke vragen zowel in de binnen- als de buitenwereld van een organisatie de ronde doen, is het mogelijk snel relevante vragen te beantwoorden en/of speculaties en geruchten de kop in te drukken. Ontwikkel daarom een goede balans tussen top-down (welke beslissingen moet jij nemen?), bottom-up (naar welke vragen, problemen én oplossingen van binnen je organisatie moet je luisteren?) en outside-in (wat leeft er in de buitenwereld en hoe speel je hierop in?). Een goed hulpmiddel is een allesomvattende omgevingsanalyse.

Tip 7: Vergeet de binnenwereld niet

Tijdens grote crisissituaties ligt de focus vaak op de buitenwereld. Tenslotte zijn het klanten, cliënten of het algemene publiek die de reputatie van de organisatie bepalen. Tegelijkertijd moet de invloed van de medewerkers niet worden onderschat. Medewerkers zijn merkambassadeurs die voortdurend in contact staan met de buitenwereld. Maak medewerkers dan ook niet monddood, maar faciliteer hun bij hun communicatieve rol. Vergeet daarnaast niet dat ook binnen je organisatie veel vragen en onzekerheden zullen leven. Het belang van interne communicatie en HR moet dan ook niet onderschat worden.

Tip 8: Oefen uitgebreid en bereid je voor

Veel zaken die tijdens een crisis spelen, kunnen vooraf geregeld worden. Een goede voorbereiding is dan ook van groot belang. Deze bestaat vaak uit drie aspecten:
(1) bereid je organisatie voor. Bestaat er een kernteam? Bestaan er specialistische uitvoerende teams? Heb je nagedacht over alarmering, risicoanalyses en evaluaties? (2) Bereid je voor op scenario’s. Wat zou jouw organisatie kunnen overkomen? Bepaal vervolgens vooraf prioriteiten en mandaten en neem alvast beslissingen. Dat scheelt je tijdens de crisis een hoop tijd.
(3) oefenen, oefenen, oefenen. Een crisis vraagt om crisisconditie en dat krijg je niet zomaar. Hoe vaker je een crisis (fictief) meemaakt, hoe gemakkelijker het in het echt wordt. Maak crisisoefeningen daarom een terugkerend onderdeel van je voorbereiding.

Vergeet als laatste niet dat crisissituaties onzeker, stressvol en in sommige gevallen zelfs beangstigend zijn. Ieder mens reageert hier anders op. Let daarom goed op elkaar en wees open over de emoties die spelen. Zeker bij langdurige crisissituaties kan je te maken krijgen met burn-out, oververmoeidheid en subjectiviteit. Vragen om hulp van een externe expert of tegenspreker kan op die momenten helpen.

Meer weten over crisiscommunicatie? Klik hier voor onze pagina over crisiscommunicatie.