Bijna 6 miljoen mensen zijn volledig gevaccineerd in Nederland, de coronamaatregelen zijn versoepeld en organisaties lonken naar een rooskleurige toekomst waarin zij medewerkers weer op kantoor mogen verwelkomen. Wordt het allemaal weer zoals het was? Nee is het antwoord, aangezien er veel medewerkers in hybride vorm willen blijven werken. Wij zien om die reden een essentiële rol weggelegd voor interne communicatie. Onze consultant Joey Brink schreef hier een blog over.
Even een terugblik
Menig werkgever schoot in de stress toen in maart 2020 de intelligente lockdown werd afgekondigd. ‘Zoveel mogelijk thuiswerken’ was het dwingende advies. Voor organisaties restte enerzijds de vraag hoe zij dit gingen managen en anderzijds hoe zij ervoor gingen zorgen dat de communicatie met medewerkers zo optimaal mogelijk bleef. De eerste stappen die organisaties zetten, was het nauwkeurig en intensief communiceren met medewerkers over de coronamaatregelen. Vervolgens werd alles in werking gesteld om medewerkers zo comfortabel mogelijk thuis te laten werken. Hier werden zeer creatieve ideeën voor bedacht. Online borrels, koffiemomenten en vergaderingen werden in no-time een vanzelfsprekendheid. Alsof het nooit anders was geweest. Een fraai praktijkvoorbeeld van hoe hier succesvol mee om werd gegaan, is dat van de Nederlandse Spoorwegen. Zij wonnen in 2020 de communicatievakprijs ‘de Galjaardprijs’ voor het project ‘#sameNSterker’. Dit project werd gelanceerd tijdens de coronacrisis om de informatievoorziening en verbinding onder ruim 21.000 medewerkers te bevorderen.
Een belangrijk aspect in deze campagne was dat leden van de Raad van Bestuur werden verzocht om collega’s door de gehele organisatie te bellen en te vragen hoe het met hen ging. Daarnaast werd er een tweewekelijks journaal opgezet waarin de laatste ontwikkelingen binnen de Nederlandse Spoorwegen werden toegelicht. Deze ontwikkelingen varieerden van financiële cijfers tot persoonlijke verhalen van medewerkers. Tevens werd de mogelijkheid gecreëerd om als medewerkers onderling digitale wenskaarten naar elkaar te sturen; dit werd maar liefst 30.000 keer gedaan. De NS toonde op effectieve wijze dit project niet alleen als communicatiemiddel te willen gebruiken, maar ook om verbondenheid tussen medewerkers te stimuleren en te waarborgen.
Is thuiswerken de toekomst?
Sommige specialisten spraken al snel van een toekomst waarbij structureel vanuit huis gewerkt ging worden. Uit onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid in april 2020 bleek dat de ervaringen met thuiswerken over het algemeen positief zijn. Zo gaf 27% van de thuiswerkenden aan ook na de coronacrisis vaker te willen thuiswerken. Waar in april nog een kwart van de medewerkers verwachtte meer thuis te werken na de coronacrisis, was dat getal in augustus 2020 opgelopen naar 45%. Thuiswerken werd als efficiënt ervaren en medewerkers waren blij met de regie die zij hadden over hun werkdag. Een groot nadeel was het langdurig virtueel werken. Een deel van de respondenten gaf juist aan dat ze het werk minder zinvol vonden en thuis niet over de juiste middelen beschikten om hun werk naar behoren uit te voeren. Organisaties wegen momenteel alle plussen en minnen en streven ernaar om medewerkers gedeeltelijk weer terug te laten keren naar kantoor.
Terug naar kantoor, maar hoe dan?
Interne communicatie zal de komende maanden het sleutelwoord worden. Deze moet namelijk toekomstbestendig en flexibel zijn. Hoe realiseer je dit als organisatie? Allereerst dien je een strategie te bedenken die bij elke verstrenging of versoepeling kan worden toegepast. Het coronavirus blijft een onvoorspelbaar fenomeen en nieuwe maatregelen liggen constant op de loer. Daarnaast zullen velen het (deels) terugkeren naar kantoor als fijn ervaren. Toch kan het voor sommige medewerkers ook spannend zijn. Wellicht ben je net gewend aan het thuiswerken, ben je thuis productiever dan op kantoor of heb je angst voor het virus wat nog onder ons is. Dit kan spanning en zorgen opleveren. Als organisatie is het belangrijk rekening te houden met alle vragen, wensen en onzekerheden die medewerkers hebben. Het is van essentieel belang dat de werkgever duidelijk is in de gevolgde strategie en hier duidelijk over communiceert.
Daarnaast is het belangrijk dat er duidelijke afspraken worden gemaakt met medewerkers over de contactmomenten en de inrichting daarvan. Het blijft verstandig om frequent (online) contactmomenten te organiseren tussen medewerkers, zodat zij verbondenheid met elkaar blijven ervaren. Een tijdsplanning wie wanneer naar kantoor komt, kan bijvoorbeeld via de mail worden verstuurd. Regels die moeten worden nageleefd, kan je echter beter via verschillende kanalen communiceren zodat deze beter blijven hangen bij medewerkers. Ook over de interne communicatie ter plekke moet goed worden nagedacht. Denk aan: looproutes, spatschermen enzovoorts. In je digitale communicatie kan je aangeven dat je hier rekening mee houdt, dit zorgt ervoor dat bepaalde zorgen worden weggenomen.
Ook is het belangrijk om als directeur of CEO veelvuldig op de voorgrond te treden in deze nieuwe situatie. Communiceer open en eerlijk over ontwikkelingen die een organisatie doormaakt, maar sta ook open voor vragen en kritiek. Heb tevens oog voor het welzijn van medewerkers. Dit is anders wanneer zij hybride werken. Blijf hierover in gesprek met medewerkers. Belangrijk is ook om te blijven communiceren met medewerkers die (tijdelijk) uit de running zijn, zodat zij betrokken blijven bij de organisatie.
Tot slot is het belangrijk om medewerkers te blijven betrekken bij het wel en wee van de organisatie. Storytelling zou hierin een cruciale rol moeten spelen. Bij het inzetten van storytelling wordt commitment, trots en inspiratie bij medewerkers gecreëerd. Deze medewerkers zijn uiteraard de grootste ambassadeurs van een organisatie. Anders gezegd: extern winnen, is intern beginnen!
Meer hulp nodig bij het inrichten van een toekomstbestendige interne communicatiestrategie? Wij helpen je graag, neem gerust contact op!
