Help! Er staat een cameraploeg bij de receptie

Overvaljournalistiek. Het kan iedere organisatie overkomen. Wat is de beste strategie? Onder de tafel gaan zitten met de vingers in de oren en wachten tot het overwaait of als organisatie zelf als eerste een stap voorwaarts zetten? Hoe dan ook, wees voorbereid!

Wie is er ooit bang geweest voor Willibrord Frequin? Een groot deel van mijn jongere bureaucollega’s roept dan: Willibrord Wie? Nou, die verslaggever van het baanbrekende actualiteitenprogramma Brandpunt uit de vorige eeuw. Die brutale aap die voor de duvel en z’n ouwe moer niet bang was. Waar je soms met een plaatsvervangend schaamtegevoel naar keek. Die de Paus schaamteloos de microfoon onder de neus stopte over condoomgebruik en prins Bernhard in verlegenheid bracht door hem te vragen over het aannemen van steekpenningen. Hij die ooit moest rennen voor z’n leven voor een man met een zwaaiende hakbijl die het niet met zijn journalistieke aanpak eens was. Frequin, die het fenomeen overvaljournalistiek in Nederland introduceerde, overleed op Hemelvaartsdag 2022 op 80-jarige leeftijd. Hij was een inspiratiebron voor velen en kent inmiddels diverse nazaten zoals Pieter Storms, Bart de Graaf, Rutger Castricum, Alberto Stegeman, John van der Heuvel, Kees van der Spek, Danny Ghosen, Fons Hendriks, Tim Hofman en Emma Wortelboer.

Vorige week, enkele dagen voor het overlijden van Frequin, kwamen er vragen aan de orde tijdens een van onze mediatrainingen: Is overvaljournalistiek eigenlijk wel toegestaan? Op welke manier kan je je hier op voorbereiden? Begrijpelijke vragen.

Spel van kat en muis

We leven gelukkig nog steeds in een democratie waar de persvrijheid terecht in onze Grondwet is verankerd. Dus ja, journalistiek overvallen mag. Niet iedereen is daar uiteraard altijd even gelukkig mee. Want je moet toch wel van zeer goede huize komen om je professionele kalmte te bewaren als je geheel onverwachts wordt overvallen met allerlei irritante vragen aangevuld met speculaties, insinuaties en geruchten. Op en rond ons Parlement zie je dagelijks hoe deze interviewvorm wordt toegepast. Politici en de parlementaire pers spelen dagelijks dit kat en muis spel. Soms ben je de kat en soms ben je de muis. Het is kwestie van veel doen.

Communicatief gestuntel

Lastiger wordt het voor een organisatie waar opeens een ploeg met draaiende camera en uitgestoken microfoon bij de receptie staat en per omgaande om een reactie vraagt. Uitzonderingen daargelaten, maar voor organisaties moeten dit soort bezoeken eigenlijk niet als een donderslag bij heldere hemel komen.

Het merendeel van de journalisten begint namelijk toch eerst bij het begin met het stellen van vragen over een bepaald onderwerp; hetzij telefonisch of per mail. Als daar niet, onvoldoende en/of te laat op wordt gereageerd, loop je uiteindelijk de kans dat ze op de stoep staan om verhaal te komen halen voor bijvoorbeeld een gedupeerde of slachtoffer. Als daar heel krampachtig of niet-professioneel mee wordt omgegaan, levert dat vaak tenenkrommende, maar aan de andere kant vermakelijke radio of televisie op. Dat dit communicatief gestuntel niet goed is voor de reputatie, zal duidelijk zijn.

Frits van Exter, voorzitter van De Raad voor de Journalistiek, schrijft niet gek te zijn op dit ‘journalistieke wapen’ vanwege het ‘intimiderende karakter’. “De journalist moet met open vizier werken, waarheidsgetrouw zijn en gepast wederhoor bieden. Het verweer dat iemand die niets te verbergen heeft, ook niets heeft te vrezen, is een theorie. Wie een keer onverwacht een assertieve plopkap in het gezicht heeft gekregen, weet beter.” Hij vervolgt met: “In de praktijk blijkt de Raad hierin niet onverbiddelijk. Er zijn klachten afgewezen omdat de journalisten voldeden aan voorwaarden: er was sprake van een misstand, de beschuldigingen waren feitelijk onderbouwd, de betrokkene was eerst op normale wijze benaderd, het wederhoor kwam voldoende aan bod, er werd rekening gehouden met het privacybelang en de ‘overval’ voegde iets wezenlijks toe.”

Breng gevoelige issues vooraf in kaart

Dus ja, het kan dus iedere organisatie overkomen. Zorg dat je bent voorbereid. Niet voor niets zeggen wij altijd dat goede crisiscommunicatie in vredestijd begint. Breng de gevoelige issues, scenario’s en thema’s daarom vooraf in kaart. Zonder overdrijven: iedere organisatie heeft er minstens drie.

Zorg bij ieder dossier voor goede vragen en antwoorden die samenvloeien in een kernboodschap. Oefen veel en vaak, maar train elkaar niet tot je er bij neer valt. Beter is het om zelf als eerste het slechte nieuws naar buiten te brengen. Vergeet daarbij de eigen medewerkers niet. In de literatuur heet dat de theorie van Stealing Thunder. Daarmee houd je als organisatie de regie over de timing van het naar buiten brengen van een onaangename boodschap. Beter korte pijn dan lange smart luidt het advies. De journalistiek vindt dit meestal niet geweldig, juristen fronzen hierbij ook heel vaak de wenkbrauwen uit angst voor allerlei claims, maar het grote publiek kan deze aanpak doorgaans wel waarderen.

Tips en tricks als reactie op overvaljournalistiek

Staat die cameraploeg dan onverhoopt en onverwachts voor de deur, denk dan aan deze belangrijke do’s en don’ts:

(Her)pak de regie!
Zorg dat je weet wat het onderwerp van gesprek is en zorg voor een snelle update van het dossier.
Weet wie je gesprekspartner is en probeer vooraf de belangrijkste kernvragen helder in kaart te brengen.
Bedenk ook wat de vragen zijn die je liever niet gesteld wilt hebben en ga op zoek naar het juiste antwoord.
Laat de cameraploeg niet onnodig wachten door eerst eindeloos te gaan bellen en/of vergaderen.
Alleen een geoefend en geloofwaardig boegbeeld zonder mediavrees en met grondige kennis van zaken gaat voor camera.
Met het boegbeeld gaat altijd een sidekick mee om het proces te begeleiden.
Voel je ondanks de draaiende camera niet overvallen, maar ga het gesprek aan.
Blijf professioneel, beleefd, toegankelijk en laat je niet uit de tent lokken.
Geef wel je grenzen aan wanneer de fatsoensnormen dreigen te worden overschreden.
Geef vooraf aan hoeveel tijd je hebt. Raffel het niet af, maar laat het ook niet eindeloos duren.
Geef ook aan als je vragen niet direct kunt beantwoorden en beloof dat daar zo snel mogelijk een antwoord op komt.
Zorg voor een geloofwaardig verhaal (Feiten), toon begrip (Feelings) en geef aan hoe je het vraagstuk gaat oplossen (Fixes).
Op deze manier hoeft dit mediaoptreden geen bedreiging te zijn, maar kan het uiteindelijk toch weer een kans worden.